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 吉职院发〔2014〕23号

为加强实验实训室档案管理工作，为教学、科研、管理等工作做好服务，逐步实现实验实训室管理工作的标准化、规范化和现代化，根据国家有关法规政策，结合必发88官网实际，制定本规定。

第一章  档案的归档内容

第一条  凡在实验实训室建设、运行管理过程中产生的具有档案不同保存时限不同保存价值的文字、图表、声像载体材料均属实验实训室档案，均需完整、系统地进行归类整理保存。

第二条 实验实训室档案分为实验实训室建设类档案、实验实训室教学类档案、仪器设备类档案。

第三条 实验实训室建设类档案包括：

1、上级有关专业设置及实验实训室重大建设的文件材料；

2、实验实训室论证材料、评估、申报、审批材料；

3、专业、实验实训室建设规划、工作计划、工作总结材料，其中包括实验实训室的设施、建设面积、规划、任务书、会议纪要、请示报告及上级批复。

第四条  实验实训室教学类档案是在实验实训教学实践和教学研究过程中形成的重要教学资料，主要包括：

1、各专业教学计划、实践课程教学大纲、实训教材、实验指导书、实训项目单、卡、报告；

2、教师典型实践课程教案、重要实训记录、实践课程开出率统计表、实训人数、时数统计、教师自编或主编实验指导书、实习指导书和习题集；

3、试卷及试卷分析，教学研究活动计划和总结，教学经验交流材料；

4、学生优秀实训报告、实训成绩记录、论文成果、学生发明小创造等样品和文章、第二课堂活动记载等。

第五条  仪器设备类档案分为综合信息档案（以下统称“设备综合档案”）、设备购置管理档案（以下统称“设备购置档案”）和设备使用与管理档案（以下统称“设备使用档案”）三小类。

第六条  设备综合档案资料包括：

1. 上级管理部门与必发88官网相关设备规章制度，部门管理制度及执行细则、执行流程，设备（资产）管理岗位设置、岗位职责等；

2. 部门设备（含低值易耗物品）购置规划、购置计划及其相关论证材料，年度专项经费投入预算及其执行情况；

3. 设备账、物管理及其变更的文字资料，信息管理系统所记录数据的备份材料；

4. 设备工作计划、总结、报告、调查材料；

5. 设备借用、调剂等管理记录；

6. 设备调出、报废、处置材料；

7. 设备清查、统计等材料；

8. 设备损坏、丢失及其处理材料；

9. 设备使用效益汇总、分析、检查、评价材料，设备管理工作评价、评优材料；

10. 设备安全管理过程记录材料。

以上材料分类归档，长期保存。

第七条 设备购置档案资料包括：

1.采购过程资料：计划外设备申购单，特殊采购方式批件，进口许可批件，中标通知书（含网上竞价结果，询价比价表及其佐证材料等），合同（含捐赠协议或捐赠函等），双方到货交接材料，验收单及其佐证材料（贵重设备验收报告、设备外观照片等），进口设备报关单、免税批件及其技术商务文件，索赔过程与结果材料，纠纷处理材料，发票复印件，设备入库单，支付凭证复印件、变更申请与批复，重要往来函件、电文、电子邮件、传真等，采购过程商议、会谈记录与纪要等；

2.招投标资料：纳入政府集中采购或校内集中采购的项目，使用部门提交的招标要求及其确认材料，招标书及其确认材料，开标、评标过程材料，中标商的投标书，中标结果确认材料等。

按采购执行年度和采购项目归档，长期保存。

第八条 设备使用档案资料是指设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修、日常管理、报废等管理工作中产生的各种载体的文件资料，包括：

1. 装箱单、开箱记录、送货单及其双方确认材料；

2. 设备说明书及全套随机技术资料，含出厂精度检验单、测试数据、性能鉴定材料、技术图纸及设备照片、操作规程及安装说明书；

3. 生产许可与质量检验等相关资料，产品合格证明材料，各种强制认证证明材料，产品保修单及其相关材料；

4. 安装、调试、使用记录；

5. 维护、故障与维修记录；

6. 使用记录；

7. 事故记录、事故调查分析及处理意见材料；

8. 技术改造和开发过程中形成的审批材料、技术资料、成果材料；

9. 自制设备申请审批材料、设计资料、试制材料、鉴定材料；

10.以上管理过程中产生的往来函件等联系材料。

按设备（或项目）归档（贵重设备逐台归档，一般设备可分类集中归档）。保存期限：与设备（项目）共存。

第九条 特种设备的使用与管理，除了本规定第七条规定的档案外，还需附加归档以下材料：

1. 国家有关部门的生产许可，附有国家安全技术规范要求的设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维修说明、监督检验证明等文件；

2. 特种设备使用申请及使用许可证明等材料；

3. 特种设备作业人员强制考核与认证证明等材料；

4. 特种设备维护、维修及维修后的强制检测等材料；

5. 特种设备使用与管理的岗位责任制、安全守则、操作规程、安全防护和维护保养制度等材料；

6. 对特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表进行的定期校验、检修、安全检验等材料；

7. 对特种设备的安全检查（定期自检与集中检查）材料，安全故障、安全事故记录及处理材料；

8. 高耗能特种设备的能效测试报告、能耗状况记录以及节能改造技术资料；

9.特种设备使用安全教育、培训等材料。

可单独归档或随设备归档。保存期限：与设备共存。

第十条 除国家有关部门管理规定中有明确密级设定外，所有设备管理档案不设定密级。

第二章   档案的管理

第十一条 实验实训室档案实行必发88官网、二级学院（教学部、中职校）两级管理。资产管理处负责全校实验实训室档案的宏观管理工作，并具体负责管理全院大型、精密、贵重仪器设备的档案，二级学院（教学部、中职校）负责本单位管理的所有实验实训室档案的具体管理工作。

第十二条  档案的管理必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确，系统和安全。

第十三条 必发88官网及相关单位应配备政治思想好、并具有相当业务能力的人员兼任档案管理工作。要加强对他们的政治思想教育及业务培训，使他们能够熟悉工作要求。档案管理人员应尽量保持稳定。

二级学院（教学部、中职校）为文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专（兼）职档案员集中管理本单位的设备文件材料。

二级学院（教学部、中职校）设备计划、采购供应、使用都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

第十四条  档案员应切实履行职责，规范管理，保证档案材料的完整、准确、系统和安全，设置专柜进行保管。

第十五条 办理设备异动时，其设备使用档案应随设备一起异动。

档案员变动时，应办理好档案交接手续，并将有关情况及时上报设备主管部门。

第三章    其 他

第十六条  校内各使用部门，根据工作需要可在档案保管现场查阅设备管理档案。经允许和做好登记后，可复印使用，但不得将档案外借或带离保管现场。

第十九条  未经批准，不得将设备档案自行处置。任何人不得收藏、毁坏、销毁、出卖档案。设备报废后，其相关管理档案可以按程序办理申报手续，经鉴定、批准后销毁。

第二十条  因毁坏、丢失、销毁等造成设备无法使用或相关工作无法进行的，要追究相关责任人的责任。

第二十一条 资产管理处定期对实验实训室档案管理工作进行检查，对不符合本文要求者限期整改，对管理工作成绩显著者，提请必发88官网给予表扬和奖励。

第二十二条  本规定由资产管理处负责解释。

第二十三条  本规定自2014年12月11日起施行。